Тендер - це спосіб укладання договорів, що передбачає вибір партнера на конкурсній основі. Переможець конкурсу, який довів клієнту (тобто фірмі-організатору тендера), що він здатний найкращим чином виконати його вимоги, отримує ексклюзивне право укласти договір з клієнтом. Щоб виграти тендер, необхідно піднести матеріал так, щоб зацікавити клієнта. Важливо визначити, хто майбутні клієнти і спрямувати дії на виконання цих вимог.
Існує 23 правила, яких необхідно дотримуватися при наданні документів.
(Увага! До державними тендерами в Росії багато хто з цих правил не прийнятні)
1. Щоб з'ясувати їхні потреби, завжди слід телефонувати ім. При дзвінку клієнта, слід, не тільки просити копію тендерного документа або лист зі специфікаціями, необхідно з'ясувати, чому вони закликають до участі в тендерах, що важливо для них і чому вони хочуть здійснити проект. Спілкуйтеся з клієнтами, дізнавайтеся їх, щоб з'ясувати, що ж вони представляють насправді. Особисте спілкування з клієнтом дозволить знайти багато інформації - безцінної інформації, для створення тендеру.
2. Необхідно дотримуватися формули, яка вже перевірена. Замість того щоб просто говорити про здатність виконати цю роботу, потрібно починати з визначення проблеми клієнта (слід визначити, чому вони включили той чи інший критерій). Тоді можна буде говорити про зворотній бік цієї проблеми. Після того як це буде зроблено, можна буде поговорити про вирішення проблеми, про те, як дійсно збираєтеся виконати їхні потреби. Необхідно включити відомості про процес, який буде використовуватися. Доказом тверджень, повинно послужити включення тематичних досліджень, результатів, гарантій та відгуків.
3. Слід відправити їм лист з попередньою пропозицією. Після дзвінків до клієнтів, необхідно надіслати їм листа. У листі повинно бути написано «дякую Вам за надану інформацію» та лист повинен включати те, що змусить їх добре ставитися до того, чого вони хочуть досягти. Закінчити лист треба словами подяки, а також написати, що ви чекаєте складання договору з ними. Важливим фактором успіху є встановлення відносин з потенційними клієнтами, відносин, які починаються з моменту, першої телефонної розмови з ними.
4. Необхідно проводити дослідження. Потрібно дізнатися все, що можливо про цю компанію. Знайти в Інтернеті інформацію про компанії- попросити клієнтів відправити брошюри- дізнатися, що роблять їх конкуренти- дізнатися їх завдання, культуру їх компанії. Все це дозволить відчути, що важливо для компанії і це можна буде включити при підготовці тендерної документації.
5. Необхідно точно дотримуватися інструкцій. Є конкретні принципи, яких слід дотримуватися при підготовці документів для урядових тендерів. Якщо є інші розділи, які хотілося б включити, то їх можна поставити в кінці тендерного документа.
6. Слід використовувати графіки і таблиці. Необхідно представляти дані в графічному вигляді, а не в текстовому форматі. Включати зіставлення результатів з результатами інших компаній.
7. Слід скласти список ваших найбільш вражаючих клієнтів. Перерахування своїх клієнтів, дасть потенційному клієнтові зрозуміти, як ваша компанія зможе впоратися з бізнесом їх масштабу.
8. Необхідно надати список результатів, яких домоглися. Це доведе, що ваша компанія може запропонувати їм те ж саме.
9. Потрібно включити гарантії. У процесі тендера, люди можуть бути дуже скептичні. Вони бояться не отримати результатів, яких вони очікують. Слід пообіцяти повернути клієнту гроші, у разі невдачі, це видалить багато бар'єрів для співпраці.
10. Слід включити деякі відгуки про вас. Коли ми говоримо щось про себе самі, то клієнти можуть не повірити, але якщо хтось інший говорить про нас, то, це набагато ефективніше.
11. Потрібно розповісти про емоції. Цілком справедливо: люди купують собі емоції, виправдовуючи свої покупки логічними. Само собою зрозуміло, що якщо звертатися до емоцій людини, то можна отримати кращі результати.
12. Слід писати по мірі того, як говорите.
13. Потрібно розповісти про користь, яку ваша компанія їм принесе. Людей зовсім не цікавить, наскільки ви професійні, або навіть, як довго ви були в бізнесі. Вони просто хочуть знати, що ви збираєтеся зробити для них, яким чином ви збираєтеся забезпечити очікувані результати, і що це означатиме для них.
14. Слід частіше використовувати слово «ВИ». Воно допомагає зацікавити людину.
15. Необхідно представляти тендерний документ професійно. Документ, який професійно представлений, дає відчути, ваш професіоналізм.
16. Слід включити плани дій, щоб ваші клієнти знали, яких дій від вас очікувати, і коли їх слід очікувати. Це дасть потенційному клієнтові набагато більш чітке уявлення про те, як ви будете здійснювати їх вимоги.
17. Слід включити деякі графіки, щоб ваші клієнти знали, за який структурі працює ваш бізнес. Багато людей сприймають візуально, і вони повинні побачити речі у формі діаграми, щоб зрозуміти, як це працює.
18. Слід включати корпоративний профіль вашої компанії: досвід, навички та кваліфікації ваших ключових людей, вашу філософію і ваші результати.
19. Необхідно використовувати імена людей в тендерних документах. Більшість людей люблять, коли вимовляють їх ім'я. Використання імен в документах створює миттєвий зв'язок між вами і вашим клієнтом.
20. Потрібно використовувати зрозумілі шрифти при підготовці тендерних документів.
21. Необхідно підписати заявку на тендер синім чорнилом. Переконайтеся, що підпис розбірлива. Сині чорнило більш приємні, ніж чорне чорнило, і вони виглядають краще. Підпис в повному, зручному форматі, створюють імідж надійності.
22. Не потрібно зупинятися, коли послали заявку на тендер. Це тільки частина вашого процесу. Необхідно розробити структуру подальшої діяльності, яка включає в себе наступні листи, або серії телефонних дзвінків, які призначені для контролю та надання додаткової інформації, якщо це необхідно. Це показує, ваше щире бажання посприяти в отриманні досягненні їх цілей.
23. Ніколи не слід здаватися. Якщо не виграли тендер, це не означає, що компанія не захоче мати бізнес з вами коли-небудь у майбутньому. Переконайтеся, що тримаєте зв'язок з нею.
Джерело інформації:
- - Статті про бізнес і фінанси
Додатково по темі: