ДОКУМЕНТА - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання.
Запис інформації на різних носіях за встановленими правилами називається документуванням і являє собою процес створення та оформлення документів. При документуванні необхідно враховувати чинні норми законодавства, компетенцію автора і дотримуватися загальнодержавні правила складання та оформлення документа. Відповідальність і повноваження в галузі діловодства повинні бути чітко визначені та оголошені.
Сукупність документів, присвячених якомусь питання, явища, процесу, особі, установі і т. П., Називається документацією.
Сукупність робіт з документування управлінської діяльності підприємств і по організації в них руху документів характеризує термін "Діловодство".
Види документів:
- За призначенням - організаційні документи (Статут, Посадова інструкція, Положення, Штатний розклад, Структура і штатна чисельність) - розпорядчі документи (Наказ, Витяг з наказу, розпорядження, вказівки, Постанова, Рішення), інформаційно-довідкові документи (Акт, Протокол, Доповідна записка, Пояснювальна записка, Службова записка, Лист, Довідка);
- За часом створення - первинні та вторинні (реферат, анотація, огляд і т. Д.);
- За способом виготовлення - чорновий, чистовий, електронний, образотворчий, рукописний документ, машинописний, друкований (брошура, книга, журнал);
- За типом змісту - текстові, іконічні (графічні), ідіографіческій (схеми, карти, ноти), аудіальні, мультимедійні;
- За способом подання - електронний, на паперових носіях;
- За місцем видання - внутрішні, зовнішні;
- У напрямку відправки - вхідні, вихідні;
- За поширенням - опубліковані, неопубліковані, непублікуемие, проміжні;
- За необхідності технічних засобів - человекочітаемие, машинозчитувані;
- За рівнем секретності - не таємно, секретні, з різним рівнем секретності.
Види обробки документів діляться на семантичні (переклад, реферування, анотування) і несемантіческіе (копіювання, передача, перетворення в іншу форму подання).
Для автоматизації обробки документів з XX століття широко використовуються комп'ютери.
Протягом історії носії інформації змінювалися.
Носієм інформації може бути папір, перфокарта, фотоплівка, компакт-диск, дискета, магнітна стрічка, глиняні таблички і т. п. Документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементів ділової діяльності. Системний підхід до управління, створюваному на підприємстві документами, дозволяє створити інформаційний ресурс про ділової діяльності, а також забезпечити підзвітність всіх зацікавлених осіб. За змістом документи поділяються на науково-технічні (статті, книги, патенти, технічні звіти і опису), правові (постанови, укази, договори та ін.), Управлінські (накази, директиви) та ін.
Документи можуть виконувати такі функції, які умовно прийнято розділяти на три блоки:
Інформаційна функція - кожен документ має певну інформаційної "ємністю" - кількістю і якістю інформації, а також повнотою, оптимальністю та актуальністю представленої в ньому інформації.Функції, що забезпечують процес керування.Функції, що носять культурно-історичний характер.
Загальні функції документа:Інформаційна - визначається потребою документування, збереження і надання інформації;Комунікативна - документи є засобом обміну інформацією;Соціальна - полягає в запечатлении, збереженні і передачі соціальної інформації-документ є не тільки продуктом певних соціальних відносин, а й сам може впливати на ці відносини-соціальна функція визначається роллю і місцем документа в даному суспільстві і житті держави.Спеціальні функції документа:
Управлінська - в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;Організаційна - документ встановлює або упорядковує дії учасників правових відносин;Правова - документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права,
Загальнокультурна - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;Історична - документ є історичним джерелом.Джерела:
- - інформація з Вікіпедії;
- - інформація з Глосарію;
- - зображення документів.
Додатково від Генон: