Прес-реліз - це повідомлення, що містить важливу новину або корисну для широкої аудиторії інформацію. Прес-реліз поширюється прес-службами організацій або PR-агентствами для можливої публікації в пресі та інформування громадськості. Прес-реліз містить новина, цінну для редакцій ЗМІ. Тому він повинен відповідати на всі питання журналістики новин: Хто? Що? Де? Коли? Чому? Яким чином?
Прес-реліз повинен оптимально «вписуватися» в специфіку видання, орієнтуватися на цільову аудиторію його читачів (передплатників). Іноді доцільно робити два варіанти прес-релізу - для центральної та спеціалізованої преси. Особливо важливо враховувати масштаб новини та її актуальність. Те, що є значною подією для спеціалізованої або регіональної преси, може виявитися занадто «дрібним» для ділових видань. Для щоденних газет новина втрачає свою актуальність через один-два дні. При написанні прес-релізу важливо правильно вибрати заголовок. Заголовок повинен коротко і чітко формулювати основний зміст прес-релізу. Головне завдання заголовка прес-релізу - привернути увагу редактора.
Структура прес-релізу
Стиль викладу, прийнятий у новинній журналістиці, називають принципом «перевернутої піраміди» - важлива інформація дається спочатку, потім слідують подробиці.
Перший абзац - лід - несе в собі основну ідею всього тексту і повинен мати самостійний закінчений зміст. Лід повинен зацікавити читача - в першу чергу редактора, до якого потрапить прес-реліз. Зазвичай перший абзац містить відповідь на питання Хто? або Що? і складається з 2-3 речень.Основний текст. Призначення основного тексту прес-релізу - дати розгорнуту інформацію і додати цікаві деталі. У тексті необхідно підкреслити цінність новини для аудиторії видання. Тому при написанні прес-релізу важливо вміти встати на позиції читача і зрозуміти, чим його може зацікавити подібна новина. Повідомлення повинні бути зрозумілими, не варто використовувати спеціальну або жаргонную лексику. Ясний стиль викладу привертає увагу читача до теми прес-релізу. Короткий коментар чи висловлювання одного з керівників компанії робить текст більш живим і цікавим. При цьому вона повинна бути інформативною і не носити чисто рекламного характеру. Слід уникати найвищих ступенів і вихвалянь компанії. Можна дійсно бути «найбільшим виробником» і «світовим лідером», але при підготовці новини ці визначення все одно виріжуть. Інформацію про становище компанії на ринку, її досягнення та основних продуктах можна дати в інформаційній довідці наприкінці прес-релізу. В ідеалі прес-реліз повинен розміщуватися на одній сторінці А4. Фраза повинна містити не більше 12-13 слів, інакше пропозицію стає занадто перевантаженим. Також не рекомендується розтягувати абзаци більше, ніж на 6 рядків. Інформація про компанію. Довідкову інформацію про компанію, напрямки її діяльності, фінансових показниках краще дати окремо після основного тексту прес-релізу. Контактні дані. В кінці повідомлення вкажіть контактна особа (посада, телефон, e-mail), у якого журналіст зможе швидко і своєчасно отримати уточнення за змістом прес-релізу. При розсилці прес-релізу по e-mail рекомендується врахувати наступні моменти: - Найважливіша інформація повинна знаходитися в темі листа і в тих абзацах, які будуть видні в «першому екрані».
- Перед текстом прес-релізу в тілі листа можна зробити позначку «Інформація для ЗМІ» або «Прес-реліз».
- У тілі листа необхідно розмістити текст або коротку анотацію. Слід пам'ятати, однак, що він може відбитися в нечитаною кодуванні. Тому і тема листа, і назва вкладеного файлу повинна давати загальне уявлення про тему прес-релізу.
- Є сенс прикріплювати вкладені файли з прес-релізом - в будь-якому серйозному виданні є антивірусні програми, які перевіряють пошту на можливі віруси. Якщо прес-реліз здасться цікавим - його обов'язково прочитають.
- Дайте посилання на розділ сайту компанії, в якому викладіть додаткову інформацію - наприклад, фотографії та логотипи компанії. Вони повинні мати хороше дозвіл - паперові видання можуть відмовитися від публікації новини через відсутність якісних ілюстрацій до неї.
- По можливості надішліть кожному особистий лист, тобто вкажіть у полі «Кому» тільки одного конкретного одержувача. Якщо відправляєте лист на загальний редакційну адресу, допустимо вказувати кілька загальних адрес одного видання (напр., Адреси відділу фінансових та галузевих новин).
- Якщо відправляєте лист на особисту адресу конкретного журналіста, використовуйте його ім'я у зверненні. Написання таких листів займе більше часу, зате вони будуть виглядати як особисті.
- Якщо список одержувачів прес-релізів занадто великий, оформіть як особисті лише листи в найбільш важливі для Вас видання. При відправленні прес-релізу на інші адреси не забудьте переконатися, що в полі «Кому» стоять «приховані копії» і одержувачі не побачать усього списку адресатів.
Що писати в прес-релізі
Основні вимоги до новинних повідомлень - свіжість, актуальність, суспільна значущість, лаконічність, оригінальність. Інтерес до новини залежить від її масштабності та авторитетності компанії або особи, від імені якого повідомляється новина. Фокус новини може становити подія чи суб'єкт - конкретна особистість, організація, продукт. Прес-реліз, що заслуговує увагу преси, припускає наявність таких характеристик:
- Соціальна значущість. Зміст повинен мати відношення до аудиторії, зачіпати її життя. Чим більше новина зачіпає інтереси читачів, тим більший інтерес вона представляє для журналіста. Одним із прийомів посилення соціальної значущості є локалізація події - показ його значення для аудиторії видання.
- Оригінальність. Все, що виходить за рамки буденного, привертає увагу. Незвичайна постановка проблеми, цікавий ракурс - і шанс, що новина помітять, сильно зростає.
- Популярність персони. Знання подій з життя відомих людей - акторів, політиків, бізнесменів - створює у читачів відчуття причетності. Тому висловлювання і дії відомих особистостей незмінно привертають увагу.
Загальний вміст прес-релізу обов'язково пов'язано з новиною в світі масової інформації. У реальному житті ця новина відображає всі можливі якісні зміни навколишнього людини обстановки. Новинними приводами для преси можуть служити:
- фінансові повідомлення (зміна обсягу продажів, зростання прибутку і т.д.)
- розширення сфери діяльності компанії, вихід на нові ринки, злиття / поділу з іншими компаніями, відкриття філій;
- відкриття у світі науки;
- дослідження і розробки;
- нова продукція і нові проекти;
- нові маркетингові програми;
- програма оновлення виробництва (галузей, комплексів і т. п.);
- технологічні нововведення, впроваджені у виробництво;
- соціально-значимі, благодійні акції, спонсорська діяльність;
- організація виставок, семінарів;
- початок або завершення проекту (перемога в тендері, укладення великого контракту, виконання робіт по проекту).
Можна будувати стратегію відносин з пресою двома способами - повідомляти про всі зміни в діяльності компанії або поширювати прес-релізи тільки по серйозних приводів. Велика кількість прес-релізів дозволяє «набриднути» і бути на слуху у журналістів, однак викликає певне роздратування і зменшує увагу до новин. З іншого боку, якщо надсилати прес-релізи тільки по вагомим інформаційним приводам, у них більше шансів привернути увагу журналістів.
Джерело:
- ru.sprosi.wikia.com - як скласти прес-реліз.
Додаткова інформація:
- google.com - прес-реліз (визначення поняття в інтернеті);
- ru-content.net - що таке прес-реліз;
- msk.treko.ru - як написати прес-реліз;
- textsale.ru - сайт для розміщення прес-релізів;
- rotapost.ru - сайт для розміщення прес-релізів.
Додатково: