Пояснювальна записка - один з видів ділового листування всередині установи або компанії. Пояснювальна записка є документом, який містить пояснення причини якоїсь події, вчинку, факту чи супроводжує основний документ і містить пояснення його окремих положень. При складанні пояснювальної записки необхідно придумати переконливий і змістовний текст.
Призначена пояснювальна записка для прояснення конкретної ситуації з точки зору винуватця подій, її мета - розібратися в причинах тих чи інших подій.
Як правило, роботодавець пропонує співробітникові написати пояснювальну у разі передбачуваного скоєння тим дисциплінарного проступку - обов'язок запросити у працівника пояснення в такому випадку прямо покладено на роботодавця статтею
При цьому у працівника немає обов'язку писати пояснювальну записку, але якщо він цього не зробить, то роботодавець може просто скласти акт про відмову і застосувати дисциплінарне стягнення і без пояснень працівника. Тому в ряді випадків дати пояснення все-таки варто: можливо, ніякої провини на працівнику і немає.
Пояснювальна записка пишеться в довільній формі із зазначенням дати її складання та адресата (керівника організації) і підписується працівником.
Обов'язковими реквізитами пояснювальної записки є:
- найменування організації;
- дані одержувача записки, із зазначенням ПІБ посадової особи;
- саме найменування - «Пояснювальна записка»;
- дата складання та зареєстрований номер документа;
- підзаголовок до тексту записки (наприклад: «О ...», «Відносно ...»);
- безпосередньо текст пояснення;
- упорядник і підпис.
Джерело інформації:
Додатково: